Hur länge måste man spara sin bokföring? Den kompletta guiden 2025

Att driva företag innebär ett stort ansvar, och ett av de viktigaste är att ha ordning på sin bokföring. Men när fakturorna och kvittona samlas på hög infinner sig snabbt frågan: hur länge måste man egentligen spara allt?

Svaret är inte bara en rekommendation, utan ett lagkrav som kan få allvarliga konsekvenser om det inte följs. I den här guiden går vi igenom allt du behöver veta om arkivering av bokföring enligt svensk lag.

Huvudregeln: Spara bokföringen i 7 år

Det korta och direkta svaret är: Du måste spara all räkenskapsinformation i sju år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.

Detta är huvudregeln enligt Bokföringslagen (1999:1078).

Låt oss bryta ner det med ett exempel:

• Ditt företags räkenskapsår är 1 januari – 31 december 2024.

• Kalenderåret då detta räkenskapsår avslutas är 2024.

• Du måste alltså spara bokföringen från 2024 till och med utgången av 2031.

Det spelar ingen roll vilken bolagsform du har – reglerna gäller för såväl aktiebolag och handelsbolag som enskild firma.

Vad exakt är "räkenskapsinformation"?

Lagen specificerar att all "räkenskapsinformation" ska sparas. Det är ett brett begrepp som inkluderar allt material som ligger till grund för din bokföring.

Här är en checklista på vad du måste spara:

• Grundbok och Huvudbok: Själva kärnan i din bokföring.

• Verifikationer: Kvitton, fakturor (både kund- och leverantörsfakturor), kontoutdrag och andra underlag som bekräftar en affärshändelse.

• Årsredovisning eller Årsbokslut: Den sammanställning som görs vid räkenskapsårets slut.

• Anläggningsregister: Förteckning över företagets inventarier och tillgångar.

• Instruktioner och avtal: Systemdokumentation, behandlingshistorik och avtal som är viktiga för att förstå bokföringen.

Kort sagt: om det har med företagets ekonomi att göra, ska det sparas.

Hur ska bokföringen sparas? Papper vs. Digitalt

Du har flexibilitet i hur du väljer att arkivera din räkenskapsinformation, men det finns viktiga regler att följa.

Pappersformat

Originalkvitton och fakturor i pappersform kan sparas precis som de är, i pärmar och arkivkartonger. Det viktiga är att de förvaras på ett ordnat och betryggande sätt i Sverige. De ska vara skyddade mot brand, vattenskador och stöld.

Digitalt format

Allt fler företag går över till en helt digital bokföring, vilket är fullt tillåtet.

• Digitalt från början: Om du tar emot en faktura som PDF, ska den sparas i digital form. Du får inte skriva ut den och slänga originalfilen.

• Överföring från papper till digitalt: Du får skanna in dina papperskvitton och fakturor och spara dem digitalt. Men var försiktig! För att få slänga pappersoriginalet måste överföringen ske på ett betryggande sätt som inte riskerar att ändra eller förstöra informationen. Många väljer därför att spara pappersoriginalen de första 3-4 åren för säkerhets skull, även om de har en digital kopia.

Oavsett format måste informationen vara läsbar och tillgänglig under hela sjuårsperioden. En korrupt hårddisk eller en oläsbar filtyp är inte en giltig ursäkt. Se till att ha säkra backuper!

Konsekvenser av att inte följa reglerna

Att slarva med arkiveringen av bokföring kan bli en kostsam historia. Om du inte kan visa upp din bokföring vid en eventuell revision från Skatteverket kan det leda till allvarliga påföljder.

• Bokföringsbrott: Att medvetet eller av grov oaktsamhet åsidosätta sin bokföringsskyldighet kan leda till böter eller fängelse i upp till två år. Vid grovt brott kan straffet bli fängelse i upp till sex år.

• Skattetillägg: Om bristerna i bokföringen gör att Skatteverket inte kan bedöma din skatt korrekt kan de göra en uppskattning (skönsbeskattning) och lägga på ett skattetillägg.

Sammanfattning: Din checklista för att spara bokföring

1. Huvudregel: Spara all räkenskapsinformation i 7 år efter att räkenskapsåret har avslutats.

2. Vad ska sparas? Allt från kvitton och fakturor till årsredovisningen. Spara hellre för mycket än för lite.

3. Hur ska det sparas? På papper eller digitalt, men alltid i ett ordnat, säkert och läsbart skick inom Sveriges gränser.

4. Digitala original: En digital faktura (PDF) måste sparas i sin ursprungliga digitala form.

5. Backup: Se till att ha säkra backuper av all digital bokföring.

6. Fråga experten: Om du är osäker, kontakta din redovisningskonsult för att säkerställa att du gör rätt.

Att ha koll på arkiveringsreglerna är en grundläggande del av att driva företag på ett ansvarsfullt sätt. Genom att följa dessa riktlinjer slipper du inte bara framtida huvudvärk, utan skyddar också ditt företag mot juridiska och ekonomiska risker.

Om det uppstår några ytterligare frågor, eller om ni behöver hjälp med något annat så tveka inte att kontakta oss!

Kontakt